Kassengesetz: Was die Belegausgabepflicht für Unternehmen bedeutet

Das Bundesministerium der Finanzen hat einen umfangreichen Fragen-und-Antworten-Katalog zum sogenannten Kassengesetz veröffentlicht. Er erklärt, wie Unternehmen § 146a der Abgabenordnung (AO) und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) anwenden sollen. Das Ministerium betont, dass es sich um eine Orientierungshilfe handelt: Eine Rechtsbindung geht davon nicht aus, im Einzelfall entscheidet das zuständige Finanzamt.

Rechtlich stützt sich das Ganze auf das Gesetz gegen Manipulationen digitaler Grundaufzeichnungen, das am 22. Dezember 2016 verabschiedet wurde. Es schuf § 146a AO. Danach müssen elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben. Sie protokolliert die Daten gleichzeitig mit der Eingabe, sodass Änderungen sichtbar werden. Jede Transaktion erhält eine Transaktionsnummer, damit Lücken in den Aufzeichnungen auffallen.

Belegausgabepflicht: Zweck und Umfang

Auf dem Beleg müssen künftig zusätzliche Daten stehen. Bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung lässt sich so leichter prüfen, ob ein Geschäftsvorfall einzeln festgehalten, aufgezeichnet und aufbewahrt wurde. Ein Abgleich des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware kann eine Manipulation der Kasse aufdecken. Das Ministerium verweist auf viele andere europäische Staaten mit einer solchen Pflicht, nämlich Österreich, Italien, Portugal, Schweden, Slowenien und die Tschechische Republik. Mehr Transparenz soll Steuerhinterziehung vorbeugen, weil die Entdeckungsmöglichkeiten steigen.

Die Pflicht ist technologieneutral. Unternehmen dürfen Belege auch per Mail oder aufs Handy ausgeben. Nach § 6 KassenSichV ist ein elektronischer Beleg zulässig, er muss inhaltlich einem Papierbeleg entsprechen. Der Kunde muss den Beleg nicht mitnehmen, es gibt nur die Pflicht zur Ausgabe und zum unmittelbaren Zurverfügungstellen. Nimmt der Kunde ihn nicht mit, darf er vernichtet werden. Ein QR-Code ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, kann aber freiwillig zur leichteren Prüfbarkeit aufgedruckt werden. Auf Küchenbons und Eigenbelegen ist er nicht nötig.

Offene Ladenkasse statt elektronischem System

Der Gesetzgeber hat sich gegen eine Registrierkassenpflicht entschieden. Jeder Unternehmer kann daher eine offene Ladenkasse nutzen. Dann besteht keine Belegausgabepflicht. Es gelten aber die gesetzlichen Vorschriften wie § 146 AO mit einzelnen, vollständigen, richtigen, zeitgerechten und geordneten Aufzeichnungen. Die Kassen-Nachschau kann die Ordnungsmäßigkeit bei beiden Kassenarten prüfen.

Folgen eines Verstoßes und Befreiung

Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht kann als Indiz gelten, dass Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt wurden. Das kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach sich ziehen. Auch kann es darauf hindeuten, dass das System nicht richtig verwendet oder geschützt wird (Ordnungswidrigkeit nach § 379 Absatz 1 Satz 1 Nummern 4 oder 5 AO). Eine Befreiung kommt nur bei nachweislicher sachlicher Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen infrage, und die Besteuerung darf nicht beeinträchtigt werden. Die Kosten der Belegausgabe allein sind keine solche Härte. Die Finanzbehörden vor Ort prüfen das auf Antrag im Einzelfall.

Weitere Themen des Katalogs

Der Katalog behandelt zudem den Anwendungsbereich: Warenwirtschaftssysteme ohne Kassenmodul sind ausgenommen, Webshops brauchen grundsätzlich keine TSE, weil dort keine Zahlung vor Ort stattfindet. Mehrere Kassen können an eine TSE angebunden werden. Für die Datenübergabe bei Prüfungen gelten die digitalen Schnittstellen der Finanzverwaltung und das TAR-Format.

Mit Blick auf die Meldepflicht gemäß § 146a Absatz 4 AO gilt: Die digitale Übermittlung erfolgt über „Mein ELSTER“ sowie ab dem 1. Januar 2025 über die ERiC-Schnittstelle. Mitteilungen sind je Betriebsstätte abzugeben. Die Seriennummer der TSE muss mit 64 Zeichen als Hexadezimal-Code angegeben werden. Einen TSE-Wechsel muss man nicht mitteilen, die Unterlagen gehören in die Verfahrensdokumentation. Seit dem 1. Januar 2020 ist es untersagt, Registrierkassen ohne Möglichkeit zur Anbindung an eine TSE auf den Markt zu bringen. Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Einsatz der TSE ist der Steuerpflichtige.

Auf einen Blick

• Pflicht zur TSE: ab dem 1. Januar 2020
• Digitale Meldung: Sie läuft über „Mein ELSTER“ und ab dem 1. Januar 2025 über die ERiC-Schnittstelle.
• Mitteilungen getrennt für jede Betriebsstätte
• Befreiung von der Belegausgabe: Antrag beim Finanzamt vor Ort, nur bei sachlicher Härte

Hintergrund

Gemäß § 146a AO sind Unternehmer, die Geschäftsvorfälle elektronisch erfassen, verpflichtet, ein System einzusetzen, das jede Transaktion für sich genommen lückenlos, korrekt, rechtzeitig und in geordneter Form festhält. Eine TSE setzt sich zwingend aus drei Komponenten zusammen: einem Sicherheitsmodul, einem Datenspeicher und einer standardisierten digitalen Anbindung. Die technischen Anforderungen legt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik im Benehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen in Technischen Richtlinien und Schutzprofilen fest.

Zur Beleg-Form schreibt der Anwendungserlass zur Abgabenordnung: Der Beleg kann nach § 6 Satz 3 KassenSichV elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Die Transaktion muss vorher abgeschlossen sein. Eine elektronische Bereitstellung bedarf der Zustimmung des Kunden, die keiner besonderen Form bedarf und auch konkludent erfolgen kann. Übermittelt werden kann zum Beispiel per QR-Code auf dem Bildschirm, Download-Link, NFC, E-Mail oder direkt in ein Kundenkonto.

Fällt die TSE aus, aber das System läuft weiter, muss der Ausfall auf dem Beleg ersichtlich sein, etwa durch die fehlende Transaktionsnummer. Die Belegausgabepflicht bleibt davon unberührt.

Die IHK zu Essen weist darauf hin, dass vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme bis zum 31. Juli 2025 zu melden waren. Wer ab dem 1. Juli 2025 ein System erwirbt, hat dessen Anschaffung binnen eines Monats zu melden; dasselbe gilt, wenn es außer Betrieb genommen wird.

Eigene Einschätzung

Für kleine Betriebe ist die offene Ladenkasse der entscheidende Hinweis: Wer sie nutzt, spart sich Belegpflicht und TSE, muss aber sauber Buch führen. Wer elektronisch kassiert, findet im Katalog viele Einzelfälle, doch der Text ist lang und wenig übersichtlich. Gründer sollten ihn gezielt nach ihrem Kassentyp durchsuchen und sich im Zweifel beim Finanzamt rückversichern.