Geschäftsführervertrag: Diese Fehler kosten GmbH-Gründer bares Geld
Wer seine GmbH oder UG gründet und sich selbst als Geschäftsführer einsetzt, braucht einen sauberen Vertrag. Fehler dabei können teuer werden: Das Finanzamt prüft jeden Euro, den der Geschäftsführer sich auszahlt.
Viele Gründer kümmern sich um Notar, Handelsregister und Bankkonto. Den Geschäftsführervertrag schieben sie auf. Das ist ein Fehler. Ohne schriftlichen Vertrag fehlt die Grundlage für jede Vergütung. Wer sich trotzdem Geld auszahlt, riskiert Ärger mit dem Finanzamt.
Was der Geschäftsführervertrag regelt
Der Geschäftsführervertrag ist kein Arbeitsvertrag im üblichen Sinne. Er regelt die Rechte und Pflichten des Geschäftsführers gegenüber der GmbH oder UG: Gehalt, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen und etwaige Nebenleistungen wie ein Firmenwagen.
Nicht die Gesellschafterversammlung schließt den Vertrag ab, sie beschließt ihn. Dann unterzeichnet jemand im Namen der Gesellschaft. Bei einer Ein-Personen-GmbH ist das oft der Gründer selbst, in doppelter Funktion. Das ist zulässig, muss aber sauber dokumentiert werden.
Gesellschafter-Geschäftsführer: Sonderfall mit Steuerrisiko
Wer zugleich Gesellschafter und Geschäftsführer ist, steht unter besonderer Beobachtung des Finanzamts. Jede Zahlung, die die GmbH an ihn leistet, kann als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden, kurz vGA.
Eine vGA liegt vor, wenn die Vergütung nicht dem entspricht, was eine GmbH einem fremden Dritten zahlen würde. Die Folge: Die Zahlung wird steuerlich nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Die GmbH zahlt dennoch Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer darauf. Die Steuerbelastung auf GmbH-Ebene kann so rund 30 Prozent betragen.
Das Gehalt des Geschäftsführers muss deshalb angemessen sein. Zu hoch ist genauso problematisch wie zu niedrig.
Was angemessen bedeutet
Angemessen heißt: branchenüblich, nachvollziehbar und vorab vereinbart. Ein Geschäftsführer einer kleinen GmbH in der Gründungsphase kann nicht dasselbe Gehalt ansetzen wie der Vorstand eines etablierten Unternehmens. Finanzbehörden orientieren sich an Gehaltsvergleichsdaten aus der jeweiligen Branche.
Wichtig ist der Zeitpunkt. Der Vertrag und das darin festgelegte Gehalt müssen vor der ersten Auszahlung vorliegen. Rückwirkende Vereinbarungen erkennt das Finanzamt in der Regel nicht an.
UG: Besonderheiten bei der Mini-GmbH
Die Unternehmergesellschaft, kurz UG, ist die günstigere Variante der GmbH. Das Stammkapital kann bei einem Euro beginnen. Das ändert aber nichts an den Anforderungen an den Geschäftsführervertrag. Auch hier gelten dieselben steuerlichen Regeln.
Bei der Vergütung gibt es in der Praxis einen Unterschied. Viele UGs wirtschaften in der Anfangsphase knapp. Ein hohes Geschäftsführergehalt, das die Gesellschaft nicht erwirtschaftet, belastet die Liquidität und kann die Rücklagenpflicht gefährden. Die UG muss 25 Prozent des Jahresüberschusses als gesetzliche Rücklage einbehalten, bis das Stammkapital von 25.000 Euro erreicht ist.
Wer eine UG führt, muss Gehalt und Rücklagenpflicht von Anfang an gemeinsam planen.
Sozialversicherung: Arbeitnehmer oder nicht?
Ob ein Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist, hängt von seiner Beteiligung ab. Als Faustregel gilt: Wer mehr als 50 Prozent der Anteile hält, ist in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig. Wer weniger hält, kann es sein.
Die Deutsche Rentenversicherung prüft auf Antrag, ob Sozialversicherungspflicht besteht. Dieses Verfahren heißt Statusfeststellungsverfahren. Wer den Status nicht klärt, riskiert Nachzahlungen, die rückwirkend für bis zu vier Jahre fällig werden können.
Gehalt oder Gewinnausschüttung: Was rechnet sich?
Viele Gründer fragen sich, ob sie sich lieber ein Gehalt auszahlen oder Gewinne ausschütten sollen. Ein Geschäftsführergehalt mindert den Gewinn der GmbH und damit die Körperschaft- und Gewerbesteuer. Beim Geschäftsführer selbst fällt dann Einkommensteuer an.
Eine Gewinnausschüttung wird auf GmbH-Ebene aus dem versteuerten Gewinn gezahlt. Beim Empfänger fällt Abgeltungsteuer von 25 Prozent an, zuzüglich Solidaritätszuschlag. Welche Variante günstiger ist, hängt vom persönlichen Einkommensteuersatz ab. Wer einen hohen Steuersatz hat, fährt oft besser mit Ausschüttung. Wer wenig verdient, zahlt auf Gehalt manchmal weniger.
Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Ein Steuerberater sollte beide Varianten durchrechnen, bevor der erste Euro fließt.
Fazit
Der Geschäftsführervertrag ist kein bürokratisches Beiwerk. Er schützt die GmbH vor steuerlichen Nachforderungen und den Geschäftsführer vor rechtlicher Unsicherheit. Wer ihn vor der ersten Auszahlung aufsetzt, sauber dokumentiert und auf Angemessenheit achtet, vermeidet die häufigsten und teuersten Anfängerfehler. Wer das auf später verschiebt, zahlt doppelt: einmal für den Fehler und einmal für den Anwalt, der ihn repariert.
