Falsche Zeiterfassung: Was Arbeitgeber und Mitarbeiter riskieren
Wer systematisch andere Stunden einträgt als gearbeitet, riskiert mehr als eine Abmahnung. Für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern gelten dabei eigene Regeln.
Wer jeden Tag dieselbe Stundenanzahl in die Tabelle schreibt, unabhängig davon, wie lange er tatsächlich gearbeitet hat, betreibt falsche Zeiterfassung. Das klingt nach einer Kleinigkeit. Arbeitsrechtlich kann es zur Kündigung führen, in Extremfällen sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen.
Was das Gesetz verlangt
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland seit 2022. Grundlage ist ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus diesem Jahr, das Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Ein Gesetzentwurf vom Juni 2026 will diese Pflicht weiter konkretisieren: Danach soll die Erfassung elektronisch und taggleich erfolgen. Für Kleinbetriebe sind Ausnahmen vorgesehen, die genauen Grenzen sind noch nicht abschließend geregelt.
Für Gründerinnen und Gründer mit Angestellten bedeutet das: Sie sind rechtlich verantwortlich für eine korrekte Zeiterfassung. Schreiben Mitarbeitende falsche Zeiten auf, trifft die Haftung zunächst den Betrieb.
Wann aus einem Fehler ein Betrug wird
Nicht jede falsche Stundenzahl ist automatisch Arbeitszeitbetrug. Das Arbeitsgericht Berlin hat entschieden, dass acht selbst eingetragene Arbeitsstunden nicht zwingend einen Betrug darstellen, auch wenn die Person nachweislich kürzer gearbeitet hat. Es kommt auf den Vorsatz an. Wer versehentlich falsch einträgt, steht rechtlich anders da als jemand, der systematisch lügt.
Systematisch bedeutet hier: dauerhaft, bewusst und mit dem Ziel, Lohn für nicht geleistete Arbeit zu erhalten. Genau das ist der Fall, wenn jemand täglich pauschal acht Stunden einträgt, ohne auf die tatsächlich geleistete Zeit zu schauen. In solchen Fällen sind Abmahnung und ordentliche Kündigung möglich. Bei besonders schwerem oder nachgewiesenem Betrug kommt auch eine fristlose Kündigung in Betracht.
Was droht konkret
Arbeitgebern stehen bei falscher Zeiterfassung durch Mitarbeitende mehrere Reaktionsmöglichkeiten offen. Der erste Schritt ist in der Regel die Abmahnung. Sie muss das konkrete Fehlverhalten benennen und eine Wiederholungswarnung enthalten. Erst bei erneutem Verstoß oder bei besonders schwerem Einzelfall ist eine Kündigung rechtssicher möglich.
In Fällen, in denen Mitarbeitende über einen langen Zeitraum erheblich mehr Stunden eingetragen haben als gearbeitet, kann der Arbeitgeber Schadensersatz fordern. Das ist der ausgezahlte Lohn für Stunden, die nie geleistet wurden.
Was gilt, wenn man selbst weniger einträgt als gearbeitet
Der umgekehrte Fall kommt häufiger vor, als man denkt. Wer freiwillig weniger Stunden aufschreibt als gearbeitet, schadet zunächst sich selbst. Überstunden, die nicht erfasst sind, können in der Regel nicht ausgezahlt oder abgebaut werden. Der Anspruch darauf verfällt, je nach Arbeitsvertrag, nach wenigen Monaten.
Für den Arbeitgeber kann auch dieser Fall problematisch werden. Wer wissentlich duldet, dass Mitarbeitende mehr arbeiten als erfasst wird, verstößt gegen das Arbeitszeitgesetz. Dieses begrenzt die tägliche Arbeitszeit auf zehn Stunden und schreibt Ruhezeiten vor. Verstöße können mit Bußgeldern belegt werden.
Was das für kleine Betriebe bedeutet
Viele Gründerinnen und Gründer führen die Zeiterfassung noch in Excel oder auf Papier. Das ist derzeit noch zulässig. Der geplante Gesetzentwurf von 2026 sieht vor, dass künftig eine elektronische Erfassung Pflicht wird, mit Ausnahmen für sehr kleine Betriebe. Die genauen Schwellenwerte stehen noch nicht fest.
Wer heute mit einer Excel-Tabelle arbeitet, sollte sicherstellen, dass die Einträge der Realität entsprechen. Das gilt für Arbeitgebende und Arbeitnehmende gleichermaßen. Eine pauschale Eintragung ohne Bezug zur geleisteten Arbeitszeit ist weder organisatorisch noch rechtlich vertretbar.
Fazit
Falsche Zeiterfassung ist kein Kavaliersdelikt. Ob jemand zu viel oder zu wenig einträgt: Beides kann arbeitsrechtliche Folgen haben. Für Betriebe mit wenigen Mitarbeitenden gilt: Wer keine funktionierende Zeiterfassung hat, trägt das Risiko allein. Ein System, das die tatsächliche Arbeitszeit abbildet, schützt den Betrieb vor Ansprüchen und vor Bußgeldern.
