Wer am meisten gibt, bekommt am meisten aufgebürdet
Führungskräfte verteilen Zusatzaufgaben bevorzugt an engagierte Mitarbeiter – nicht an jene mit freien Kapazitäten. Das kostet Unternehmen ihre besten Leute.
Knapp 40 Prozent der deutschen Unternehmen berichten von steigendem Arbeitspensum bei ihren Beschäftigten. Das zeigt eine Befragung des ifo-Instituts gemeinsam mit dem Personaldienstleister Randstad. In mehr als der Hälfte der befragten Betriebe steigt gleichzeitig die mentale Belastung. Nur drei Prozent der Unternehmen melden einen Rückgang. Wer in diesem Umfeld Zusatzaufgaben falsch verteilt, riskiert den Abgang seiner stärksten Mitarbeiter.
Das Muster: Motiviert gleich zuständig
Die Managementforscherinnen Sangah Bae und Kaitlin Woolley haben untersucht, wie Führungskräfte Zusatzaufgaben vergeben. Ihre Studie erschien im Fachjournal Organization Science. Das Ergebnis ist eindeutig: Chefs übergeben unattraktive Extraaufgaben nicht an Mitarbeiter mit freien Kapazitäten. Sie übergeben sie an jene, die besonders motiviert wirken.
In einem der Experimente entschieden sich rund 85 Prozent der Führungskräfte für den als motivierter wahrgenommenen Mitarbeiter, wenn eine unangenehme Aufgabe zu verteilen war. Berufserfahrung und tatsächliche Arbeitsleistung spielten dabei keine Rolle.
Warum Führungskräfte diesen Fehler machen
Hinter diesem Verhalten stecken zwei kognitive Trugschlüsse. Erstens: Wer seine Kernaufgaben gern erledigt, wird auch die Extraarbeit gern übernehmen. Zweitens: Für einen wirklich motivierten Mitarbeiter ist Arbeit selbst schon Belohnung genug.
Beide Annahmen sind falsch. Forschende der Duke University haben in früheren Untersuchungen gezeigt, dass Vorgesetzte es als legitimer empfinden, intrinsisch motivierten Beschäftigten sachfremde Aufgaben oder unbezahlte Überstunden zuzumuten. Der Effekt verstärkt sich sogar: Wer sich dauerhaft ausbeuten lässt, dem wird von anderen noch mehr Leidenschaft für den Job zugeschrieben.
Was das für kleine Teams bedeutet
In Unternehmen mit weniger als zwanzig Mitarbeitern ist dieses Problem besonders gefährlich. Jeder Ausfall trifft hart. Wer seinen engagiertesten Mitarbeiter durch systematische Überlastung verliert, hat kein großes Team, das die Lücke auffängt.
Die Studie zeigt konkrete Folgen der ungleichen Verteilung. Bei dauerhaft überbelasteten Mitarbeitern sinkt die Jobzufriedenheit messbar. Die Bindung ans Unternehmen bröselt. Die Kündigungsabsicht steigt spürbar. Am stärksten leidet das Fairness-Empfinden: Selbst hoch motivierte Beschäftigte bewerten die Dauermehrbelastung als ungerecht.
Werden Zusatzaufgaben gleichmäßig auf alle verteilt, zeigen sich diese negativen Effekte nicht. Auch weniger motivierte Mitarbeiter bleiben stabil in Zufriedenheit und Bindung, wenn sie einen fairen Anteil übernehmen müssen.
Zwei Maßnahmen, die nachweislich helfen
Aufgaben bündeln statt spontan vergeben
Bae und Woolley empfehlen, Zusatzaufgaben nicht ad hoc und einzeln zu verteilen. Stattdessen sollten Führungskräfte eine Übersicht führen, wer bereits welche Extraaufgaben übernommen hat. Diese Übersicht gehört in ein Teammeeting. So wird sichtbar, wenn einzelne Personen systematisch mehr tragen als andere.
Für Gründerinnen und Gründer heißt das konkret: Eine einfache Liste, gepflegt in einem gemeinsam zugänglichen Dokument, reicht aus. Kein aufwendiges Tool nötig.
Annahmen über Motivation hinterfragen
Der zweite Ansatz setzt im eigenen Kopf an. Wer sich beim Verteilen einer unattraktiven Aufgabe dabei ertappt, instinktiv an eine bestimmte Person zu denken, sollte kurz innehalten. Die Frage lautet nicht: Wer wirkt am engagiertesten? Die Frage lautet: Wer hat tatsächlich Kapazität und hat zuletzt am wenigsten Extras übernommen?
Das klingt trivial. In der Praxis überlagert die Wahrnehmung von Motivation regelmäßig die sachliche Einschätzung von Auslastung.
Fazit
Steigende Arbeitslast bei gleichzeitig knappen Teams ist der Alltag in kleinen Unternehmen. Der Fehler, immer denselben Engagierten weitere Aufgaben zu geben, ist gut dokumentiert und hat vorhersehbare Konsequenzen: Überlastung, Frust, Kündigung. Gegensteuern erfordert keinen großen Aufwand. Es braucht eine einfache Übersicht und die Bereitschaft, die eigenen Annahmen über Motivation kurz zu prüfen, bevor man delegiert.
