Mitarbeiterin im Ausland: Was Arbeitgeber rechtlich beachten müssen
Wer Angestellten erlaubt, dauerhaft aus dem EU-Ausland zu arbeiten, riskiert ungewollte Steuerpflichten und Sozialversicherungsprobleme. Das Thema ist lösbar, aber nicht ohne Aufwand.
Eine Mitarbeiterin möchte monatelang aus verschiedenen EU-Ländern arbeiten, angestellt bleiben und ihre Wohnung in Deutschland untervermieten. Für viele kleine Unternehmen klingt das nach einer einfachen Flexibilitätslösung. Rechtlich ist es das nicht.
Wo das Problem beginnt
Sobald eine Angestellte regelmäßig aus dem Ausland arbeitet, stellen sich drei Fragen gleichzeitig: Wo ist sie sozialversicherungspflichtig? Wo muss ihr Arbeitgeber Lohnsteuer abführen? Und entsteht durch ihre Tätigkeit eine Betriebsstätte im Ausland?
Alle drei Fragen haben unterschiedliche Antworten. Sie hängen davon ab, in welchem Land sie arbeitet, wie lange sie dort ist und was sie konkret tut.
Sozialversicherung: Die A1-Bescheinigung
Innerhalb der EU gilt das sogenannte Tätigkeitslandprinzip. Wer in Frankreich arbeitet, ist dort grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Es gibt Ausnahmen für vorübergehende Entsendungen. Dafür braucht der Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung. Sie bestätigt, dass die Mitarbeiterin weiterhin dem deutschen Sozialversicherungssystem unterliegt.
Diese Bescheinigung gilt nur für einen begrenzten Zeitraum und nur, wenn die Entsendung tatsächlich vorübergehend ist. Wer mehrere Monate in Spanien, dann in Portugal, dann in Italien arbeitet, bewegt sich in einer rechtlichen Grauzone. Für jedes Land kann eine separate Prüfung erforderlich sein.
Was "vorübergehend" bedeutet
Das EU-Recht sieht eine Entsendung von bis zu 24 Monaten vor, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die Mitarbeiterin darf in dieser Zeit nicht gleichzeitig im Tätigkeitsland sozialversicherungspflichtig werden. Wechselt sie häufig das Land, wird es kompliziert. Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland ist zuständig für die Ausstellung der A1-Bescheinigung.
Steuern: Zwei Risiken gleichzeitig
Das erste Steuerrisiko betrifft die Mitarbeiterin selbst. Wer mehr als 183 Tage in einem Land verbringt, wird dort in der Regel einkommensteuerpflichtig. Für den Arbeitgeber bedeutet das: Er muss möglicherweise in einem fremden Land Lohnsteuer abführen.
Das zweite Risiko ist die unbeabsichtigte Betriebsstätte. Wenn die Mitarbeiterin im Ausland Vertragsverhandlungen führt oder regelmäßig im Namen des Unternehmens handelt, kann das Finanzamt im jeweiligen Land eine Betriebsstätte annehmen. Die Folge: Das Unternehmen wird dort körperschaft- oder gewerbesteuerpflichtig. Das gilt selbst dann, wenn es kein Büro vor Ort hat.
Welche Tätigkeiten kritisch sind
Wer ausschließlich interne Aufgaben erledigt, also keine Verträge schließt und keine Kunden betreut, ist weniger gefährdet. Wer hingegen Angebote abgibt, Kunden besucht oder mit Lieferanten verhandelt, erhöht das Risiko deutlich. Diese Abgrenzung muss vorab geklärt werden, am besten schriftlich.
Was Arbeitgeber konkret tun sollten
Wer einem Angestellten Auslandsarbeit erlaubt, braucht vor dem ersten Aufenthalt Klarheit über Dauer und Häufigkeit des Auslandsaufenthalts, Art der Tätigkeit im Ausland und die betroffenen Länder.
Ein Steuerberater mit internationalem Mandat und ein Fachanwalt für Arbeitsrecht sollten beide einbezogen werden. Die Kosten dafür sind einmalig überschaubar. Nachzahlungen, Bußgelder oder Steuerpflichten im Ausland können deutlich teurer werden.
Für die Mitarbeiterin selbst empfiehlt sich eine klare vertragliche Regelung. Welche Länder sind erlaubt? Wie lange maximal? Was passiert, wenn sich die rechtliche Lage ändert? Diese Punkte gehören in eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.
Wann es zu aufwendig wird
Für Unternehmen mit weniger als fünf Mitarbeitern lohnt sich der Aufwand oft nicht. Wer keine eigene HR-Abteilung hat und keinen internationalen Steuerberater, wird schnell überfordert. In solchen Fällen kann es sinnvoller sein, die Mitarbeiterin in eine freiberufliche Tätigkeit zu überführen. Das schafft zwar neue Risiken, etwa den Vorwurf der Scheinselbstständigkeit, löst aber die Sozialversicherungs- und Betriebsstättenproblematik auf anderem Weg.
Alternativ gibt es sogenannte Employer-of-Record-Dienste. Diese Unternehmen beschäftigen die Mitarbeiterin formal im jeweiligen Ausland und übernehmen die lokale Lohnabrechnung. Der eigentliche Arbeitgeber zahlt eine Servicepauschale. Das ist teurer als eine direkte Anstellung, aber rechtlich sauber.
Fazit
Angestellte dauerhaft aus dem EU-Ausland arbeiten zu lassen ist möglich. Es erfordert aber eine gründliche Vorbereitung, klare vertragliche Regelungen und professionelle Beratung. Wer das überspringt, riskiert Steuernachforderungen aus dem Ausland und Bußgelder bei der Sozialversicherung. Für kleine Unternehmen lohnt sich eine ehrliche Kosten-Nutzen-Rechnung, bevor die Zusage erteilt wird.
