Gehaltstransparenz ab 2026: Was kleine Firmen jetzt prüfen müssen
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie zwingt Unternehmen, Gehaltsdaten offenzulegen und Lohnlücken nachzuweisen. Wer seine Vergütungsstruktur nicht im Griff hat, steht schnell vor einem ernsthaften Compliance-Problem.
Ab 2026 gilt in der EU eine neue Pflicht: Unternehmen müssen offenlegen, wie sie ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlohnen. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (ETRL) verpflichtet dazu, Gehaltsunterschiede systematisch zu prüfen und auf Anfrage Auskunft zu geben. Für viele kleine Unternehmen ist das eine ernste Herausforderung, denn die Datenlage ist oft miserabel.
Was die Richtlinie konkret verlangt
Die ETRL schreibt vor, dass Beschäftigte einen Anspruch auf Auskunft über das durchschnittliche Gehalt von Kolleginnen und Kollegen in vergleichbaren Positionen haben. Unternehmen müssen Lohnlücken nach Geschlecht analysieren und dokumentieren. Wer einen sogenannten Gender Pay Gap von mehr als fünf Prozent nicht erklären kann, muss handeln.
Deutschland hat eine unabhängige Expertenkommission eingesetzt, die Empfehlungen zur nationalen Umsetzung erarbeitet. Das fertige Gesetz liegt noch nicht vor. Die Grundrichtung ist aber klar: mehr Transparenz, mehr Nachweispflichten, mehr Aufwand für HR.
Das eigentliche Problem: Die Datenbasis
Bevor jemand über Software nachdenkt, muss eine ehrliche Frage beantwortet werden: Sind die Gehaltsdaten überhaupt in Ordnung? In vielen kleinen Unternehmen existieren Gehaltsinformationen in verschiedenen Excel-Tabellen, die nicht miteinander verknüpft sind. Positionen sind unterschiedlich benannt. Vergleichskriterien fehlen.
Stefan Würz, Senior Principal beim Beratungsunternehmen Mercer Deutschland, beschreibt das Problem nüchtern: Unternehmen haben nach wie vor große Schwierigkeiten, aus verschiedenen Datenquellen die erforderlichen Informationen in einem System zusammenzuführen. Das ist kein Technikproblem. Es ist ein Grundlagenproblem.
Wer schlechte Daten in eine neue Software einspielt, bekommt schlechte Ergebnisse heraus. Dieser Schritt muss geklärt sein, bevor ein Tool angeschafft wird.
Brauchen kleine Unternehmen überhaupt eine Software?
Nicht zwingend. Die ETRL gilt in ihrer vollen Berichtspflicht zunächst für Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten. Kleinere Betriebe haben weniger formale Pflichten. Der Auskunftsanspruch einzelner Beschäftigter gilt aber unabhängig von der Unternehmensgröße.
Das bedeutet: Wer zehn Mitarbeitende hat, kann trotzdem gefragt werden, warum Person A mehr verdient als Person B. Ohne eine strukturierte Antwort wird das unangenehm. Rechtlich und im Team.
Worauf es bei Pay-Equity-Software ankommt
Wer sich für ein Tool entscheidet, sollte drei Kriterien prüfen. Philipp Schuch, Gründer und Geschäftsführer des Softwareunternehmens QPM Quality Personnel Management, nennt sie klar: Die Software muss bedienbar, bezahlbar und integrierbar sein.
Bedienbarkeit
Ein kleines Unternehmen hat selten eine eigene HR-Abteilung. Die Geschäftsführung oder eine einzelne Person erledigt das nebenher. Die Software muss also ohne wochenlangen Schulungsaufwand nutzbar sein. Komplexe Analysetools für Konzerne sind hier fehl am Platz.
Bezahlbarkeit
Viele Anbieter rechnen nach Lizenzmodellen, die für große Unternehmen gemacht sind. Für ein Unternehmen mit zwanzig Beschäftigten ist das oft nicht sinnvoll. Es lohnt sich, Angebote zu vergleichen und auf Modularität zu achten.
Integrierbarkeit
Michael Kind, Director beim Beratungshaus Kienbaum Consultants International, betont: Nicht jeder braucht alles. Wer bereits eine Lohnbuchhaltungssoftware nutzt, sollte prüfen, ob ein Add-on ausreicht, statt ein komplett neues System einzuführen. Schnittstellen zwischen Systemen sind technisch heute möglich, aber nicht immer reibungslos. Würz warnt: Payroll-Systeme haben oft begrenzte Schnittstellen. Das muss vor dem Kauf geprüft werden.
Was jetzt zu tun ist
Die wichtigste Aufgabe für kleine Unternehmen ist nicht der Kauf einer Software. Es ist die Bestandsaufnahme. Welche Positionen gibt es im Unternehmen? Nach welchen Kriterien werden Gehälter festgelegt? Gibt es nachvollziehbare Begründungen für Unterschiede?
Wer diese Fragen nicht beantworten kann, hat ein strukturelles Problem, das kein Tool löst. Wer sie beantworten kann, ist schon deutlich besser aufgestellt als die meisten.
Fazit
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verändert, wie Unternehmen über Gehälter sprechen müssen. Auch kleine Firmen sind betroffen, auch wenn die schärfsten Berichtspflichten erst für größere Betriebe greifen. Der erste Schritt ist kein Software-Kauf, sondern eine ehrliche Prüfung der eigenen Vergütungsstruktur. Wer das jetzt angeht, hat Zeit für eine saubere Lösung. Wer wartet, löst das Problem unter Druck.
